領収書迷宮からの脱出法！経理担当者が語る整理術

毎月、机の上に山積みになる領収書の山。書類ケースからはみ出す経費精算書。「あの取引先の領収書はどこだっけ？」と探し回った経験はありませんか？

経理担当者として、領収書の整理は永遠の課題です。本日は長年の経験から培った、領収書整理の効率的な方法をご紹介します。

領収書は単なる紙切れではなく、会社の財務を証明する重要な証拠書類です。税務調査の際には7年分の保管が必要とされており、適切に整理されていないと多大な時間と労力を要することになります。

また、適切に管理されていない領収書は、以下のようなリスクをもたらします：

• 経費の二重計上
• 税金の過剰支払い
• 経費精算の遅延
• 税務調査での不備指摘

1. 受け取ったらすぐにデジタル化

スマートフォンのスキャンアプリを使って、領収書を受け取ったその場でデジタル化しましょう。無料のスキャンアプリも多数あり、OCR機能で自動的にテキスト抽出してくれるものもあります。

2. 命名規則を統一する

ファイル名には以下の情報を含めると検索性が向上します：
“`
日付_取引先名_金額_支払い目的
“`
例：`20XX0615_オフィスマート_3850_事務用品`

3. フォルダ分類を工夫する

デジタルデータは以下のような分類方法が効果的です：

• 年/月/カテゴリー別
• 部署別/プロジェクト別
• 経費タイプ別（交通費、接待費、消耗品など）

4. クラウドストレージの活用

Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージを活用すれば、チーム内での共有や検索が容易になります。また、自動バックアップ機能で紛失リスクも軽減できます。

デジタル化を進めても、原本の保管は必要です。以下の方法で紙の領収書も整理しましょう。

1. ファイリングシステムの構築

• A4サイズのクリアファイルを用意
• インデックスラベルで月ごとに区分け
• 領収書はA4用紙に貼り付けて整理

2. 保管場所の一元化

すべての領収書は一か所にまとめて保管します。部署ごとや担当者ごとに分散させると、管理が複雑になるばかりです。

3. 定期的な整理時間の確保

毎週金曜日の午後など、領収書整理のための時間を定期的に設定しましょう。溜め込むほど作業量は増加します。

中小企業でも導入しやすい経費精算システムが増えています。以下のようなメリットがあります：

• 自動データ化によるミス削減
• 承認フローの効率化
• 経費分析の容易さ
• ペーパーレス化の促進

有名なサービスには、freee、マネーフォワードクラウド経費、Concurなどがあります。

1. 仕分けボックスの活用

机の上に「今日処理」「今週処理」「月末処理」といったボックスを設置し、受け取った領収書をすぐに分類します。

2. カラーコーディング

カテゴリーごとに色分けしたクリップやフォルダを使うことで、視覚的に管理が容易になります。

3. テンプレートの活用

領収書を貼り付けるA4用紙にはあらかじめ定型フォーマットを印刷しておくと、情報の記入漏れを防げます。

領収書の整理は面倒な作業ですが、適切なシステムを構築することで大幅な効率化が可能です。デジタル化と紙の管理をバランスよく組み合わせ、自社に最適な方法を見つけてください。

整理された領収書は、単に税務調査に備えるだけでなく、会社の財務状況を正確に把握するための重要な情報源となります。今日から少しずつ改善を始めてみませんか？

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