確定申告時に源泉徴収票がない時の対処法まとめ！給与明細書でも代用できる？

源泉徴収票は1年間に支給された給与や賞与等の収入総額や納付税額が記載された書類です。

給与所得者が確定申告を行う際は、給与所得について正しく申告するために源泉徴収票を用意する必要があります。しかし「源泉徴収票が見つからない」「源泉徴収票はいつ必要？」とお悩みの人も多いでしょう。

今回は確定申告時に源泉徴収票が必要になる場面や、源泉徴収票がない場合の対処法について解説します。

源泉徴収票とは？

はじめに、源泉徴収票の概要を紹介します。

源泉徴収票について

源泉徴収票とは、その年の1月1日から12月31日の間に支払われた収入や納付税額、所得税の計算時に適用された控除額等が記載された書類です。自身の収入額や納付税額の確認に用いるだけでなく、収入証明として必要な場面も多くあります。また、確定申告を行う際に必要な書類の1つです。

年末調整完了後に発行

源泉徴収票は原則として年末調整完了後に発行されます。

年末調整とは給与等にかかる所得税の過不足を精算する作業です。会社から支給される給与や賞与からは源泉徴収税額が差し引かれています。しかし、源泉徴収税額はあくまでも概算に基づく金額であり、収入および控除の総額が決定しなければ正確な税額の計算ができません。

そのため、1年間の給与等総額が確定するタイミングでその年の納付税額を計算し、徴収済みの税額と過不足を調整する必要があるのです。給与所得者の源泉徴収票は、年末調整の結果が記載された書類とも表現できます。

源泉徴収票は年末調整後に発行されるため、入手できるタイミングは早くてもその年の12月頃です。ただし例外として、退職所得にかかる源泉徴収票は年の途中に発行されます。

給与所得者は勤務先の年末調整で所得税の精算が完了し、勤務先が代わりに納税も行うため、確定申告が不要なケースが多いです。ただし条件によっては年末調整を受けた人でも確定申告が必要になるケースがあります。

給与所得者で確定申告が必要になるケースについては以下の記事で詳しく解説しておりますのでご覧ください。

給与所得者で確定申告が必要な場合は?必要な書類と書き方について

給与所得者であっても、場合によっては確定申告が必要です。本記事では、どのような人が確定申告をしなくてはいけないのかについて解説します。必要となる書類ややり方もお伝えするため参考にしてみてください。

源泉徴収票の種類

源泉徴収票は全部で3種類あり、それぞれ対象者や発行されるタイミングが異なります。

給与所得の源泉徴収票

給与所得者が勤務先から受け取る源泉徴収票です。対象となるのは給与所得者、発行されるタイミングはその年の12月〜翌年1月頃となります。12月支給分もしくは翌年1月支給分の給与明細書とあわせて発行されるケースも多いです。

退職所得の源泉徴収票

退職時点までに支払われた給与等の総額や源泉徴収税額等が記載された源泉徴収票です。

前項で紹介した「給与所得の源泉徴収票」と違い、記載されているのは年末調整前の内容となります。前述のように所得税額は1年間の収入や控除が確定するまで計算できず、年の途中の退職では所得税の精算や調整ができないためです。

退職までの支払い総額や税額等を記載する必要があるため、退職から発行まで最短でも1ヶ月程度はかかります。

公的年金等の源泉徴収票

公的年金等の源泉徴収票は、文字通り公的年金に関する源泉徴収票です。公的年金は源泉徴収の対象であるため源泉徴収票が発行されます。

公的年金の源泉徴収表には1年間の年金支払額や源泉徴収された税額が記載されています。発行時期は翌年の1月中旬〜下旬が目安です。

確定申告時に源泉徴収票がなくても大丈夫？

続いて、確定申告における源泉徴収票の必要性について解説します。

確定申告作成時には源泉徴収票は必要

結論として、確定申告書の作成には源泉徴収票が必要です。

確定申告の際には、その年の収入金額や源泉徴収された金額を記載する必要があります。年末調整の際にすでに適用された控除額を確認するためにも、源泉徴収票に記載された情報の確認が欠かせません。

このように源泉徴収票は、確定申告を正しく行うために必要な書類です。

確定申告提出時には源泉徴収票添付は必要ない

確定申告書の提出時には源泉徴収票の添付は必要ありません。以前は確定申告時に源泉徴収票の添付が必要でしたが、現在は不要です。

なお確定申告書の作成時には必要であるものの、確定申告提出時には不要な書類として、他にも以下の例が挙げられます。

• 配当等の支払通知書
• 特定口座年間取引報告書
• 特定割引債の償還金の支払通知書

源泉徴収票を受け取っていない場合

ここからは、源泉徴収票がない場合の対処法についてパターン別に解説します。まずは源泉徴収票を受け取っていないため手元にない場合の対処法です。

会社に源泉徴収票送付を依頼する

源泉徴収票を受け取っていない場合、まずは会社に源泉徴収票送付を依頼しましょう。

会社には源泉徴収票の交付が義務付けられているため、従業員からの交付依頼を断ることはできません。すでに退職した会社であっても同様です。

税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出する

会社から源泉徴収票の発行を断られた、もしくは返信が来ない場合、税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出しましょう。

源泉徴収票不交付の届出書とは、源泉徴収票を発行してもらえない旨を税務署に訴える書類です。源泉徴収票不交付の届出書が提出されると、税務署から当該会社への指導が行われます。

なお、源泉徴収票不交付の届出書が効力を発するのは交付を受けていない場合のみです。後述する「源泉徴収票の再発行依頼を断られた」場合は対象外となります。

フリーランスは源泉徴収票が発行されない場合がある

フリーランスとして働いている人の場合、そもそも源泉徴収票の発行対象外の可能性があります。

源泉徴収票は給与所得・退職所得・公的年金等の3種類と紹介しました。一方、フリーランスの収入は事業所得に該当するもので、源泉徴収票の発行対象ではありません。

特定の会社との雇用契約を結んでおらず、年の途中に退職したわけでもないフリーランスの場合、源泉徴収票がないのが自然です。フリーランスは自身で収入額や源泉徴収税額を管理した上で確定申告を行う必要があります。

フリーランスの確定申告については以下の記事で詳しく解説しております。

フリーランスの確定申告はいくらから必要？必要書類や提出のやり方も紹介！

フリーランスになって初めて確定申告する方は、いくらから確定申告が必要か、そもそも確定申告とは何か疑問に感じるでしょう。この記事では、フリーランスが行う確定申告やメリット、必要書類などを紹介します。

会社が倒産している場合

会社が倒産している場合、まずは破産管財人へ相談しましょう。源泉徴収票を発行してもらえる可能性があります。

破産管財人や会社関係者の連絡先が不明で実体が一切残っていない会社の場合、源泉徴収票の再発行依頼はできません。このような場合、源泉徴収票がない理由について税務署へ伝えた上で、確定申告における対処法について相談しましょう。

源泉徴収票を紛失した場合

続いて、源泉徴収票を紛失した場合の対処法を紹介します。

会社に再発行の依頼をする

まずは会社に源泉徴収票の再発行を依頼しましょう。すでに退職している場合も再発行手続きの基本的な流れは同じです。

なお、源泉徴収票の再発行依頼は本人以外が行うことも可能です。円満退職ではない等の理由から直接依頼するのが難しい場合、現勤務先の経理担当者や税理士へ再発行依頼の代行をお願いする方法もあります。

いずれにせよ、確定申告期日までに余裕を持たせるため、源泉徴収票がないとわかった時点で早めに再発行依頼をするのが安心です。

電子データで受け取っていないか確認する

近年は源泉徴収票を紙ではなくPDF等の電子データで交付する会社も増えています。再発行の依頼をする前に、電子データで受け取っていないか確認するのが良いでしょう。

確定申告時に源泉徴収票ではなく給与明細書で代用できる？

これまで紹介したように、確定申告には源泉徴収票が必要です。しかし、「源泉徴収票に記載された情報が載っている書類を代用できるのでは？」と考える人もいるでしょう。代替しやすい書類の代表例として、給与明細書が挙げられます。

この章では、確定申告において源泉徴収票の代わりに給与明細書を使うことの可否について解説します。

給与明細書では確定申告はできない

結論として、給与明細書では確定申告はできません。確定申告の際は支払い総額や天引きされた社会保険料、所得税額等の正確な情報が必要なためです。給与明細書が手元に揃っている場合でも、源泉徴収票がないのであれば、源泉徴収票の交付を依頼しましょう。

会社が倒産しているなどやむを得ない事情の場合は税務署に相談

「会社が倒産している場合」で紹介したように、会社が倒産しており関係者の連絡先も不明な場合、源泉徴収票の再発行を依頼できません。

このようなやむを得ない事情の場合、まずは税務署に相談しましょう。例外として給与明細書で確定申告ができる可能性があります。

言い換えると、確定申告で源泉徴収票の代わりに給与明細書を使用できるのは非常に限られたケースのみです。基本的に、自己判断で別の書類を用いて確定申告を行うのはNGです。

源泉徴収票がない場合、まずはこれまでに紹介した対処法をとれないか確認しましょう。やむを得ない理由がある場合は税務署へ源泉徴収票がない旨を説明し、確定申告のやり方について指示を仰ぐ必要があります。

確定申告作成時に源泉徴収票は必要なため大切に保管しよう

源泉徴収票は確定申告の際に必ず必要な書類です。原則として他の書類での代用はできません。

源泉徴収票がない場合、まずは会社に再発行を依頼しましょう。確定申告に間に合うよう、手元にないとわかった時点で早めに再発行依頼の手続きをするのが安心です。やむを得ない事情がある場合、独断で確定申告を行うのではなく、まずは税務署に相談する必要があります。

源泉徴収票は確定申告時に必要な書類のため、大切に保管する必要があります。源泉徴収票がないとわかった場合、落ち着いて今回紹介した対処法を取りましょう。

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