確定申告で交通費は必要経費に計上できる?個人事業主とサラリーマンの違い

確定申告を行うときには、必要経費を計上するという作業が必要となることが多いです。交通費は確定申告の際に必要経費として計上することができます。個人事業主でもサラリーマンでも確定申告の際に申告することができますが、全てを計上できるわけではないので注意が必要です。ここでは個人事業主とサラリーマンの立場ごとに、確定申告における交通費の取り扱い方や注意点について詳しく解説していきます。

申告内容が間違っている場合は修正申告を求められることになったり、追徴課税が発生したりする可能性があるでしょう。トラブルを引き起こさないためには間違いなく正しく確定申告を済ませることが重要なので、あらかじめ交通費について理解を深めておくことが大切だと言えます。

確定申告と交通費の関係：個人事業主の場合

旅費交通費はどこまで認められる?

個人事業主の場合、事業のために移動した際の交通費は確定申告時の必要経費の対象となります。具体的には、打ち合わせや接待に行くために利用した電車やバス、飛行機の料金を必要経費として計上することが可能です。ただし、打ち合わせや接待が終了した後にプライベートな移動がある場合、それを含むことはできません。電車やバス以外に、タクシー代やガソリン代などを含めることもできます。

旅費交通費として処理を行うことになり、出張旅費と交通費の両方が含まれているので、コインパーキングで支払ったお金や宿泊の際に必要となったお金も申告可能です。本来なら日帰りできたけれど、翌日に観光するために宿泊したという場合、宿泊費用に計上すると問題になることがあると理解しておきましょう。

固定給は認められない

個人事業主の場合は交通費も宿泊料金も実費精算したものだけが認められるので、固定給は確定申告の際に必要経費として認められないことを覚えておきましょう。

ICカードでの支払いも認められる

個人事業主として働いている人の中には、ICカードにチャージして電車やバスを利用するという人も多いはずですが、これも交通費に計上することができます。ただし、カードにチャージを行った時点では必要経費に含まれず、使用したときに使用分だけが必要経費として認められることを知っておきましょう。使うたびに振り替える方法は面倒だと感じられるはずですが、月締めで使用分を一括で必要経費に振り替えることも可能です。切符や乗車券を買う場合と仕訳方法は違ってきますが、確定申告時に問題なく交通費に含めることができるので安心して良いと言えます。

福利厚生費になる場合も

確定申告において、特定の交通費は福利厚生費になる場合もあるので注意が必要です。個人事業主が従業員と社員旅行に行く場合は福利厚生費に該当するので、仕訳や確定申告の際に交通費に計上しないようにしてください。期間や費用負担、参加割合などの条件があるのでこれを詳しく確認しておく必要はありますが、単に交通費として処理できないケースもあることを理解しておくべきです。
従業員を含めた社員旅行がある場合は、確定申告を行う前に交通費と福利厚生の違いや関係を確認しておきましょう。

確定申告と交通費の関係：サラリーマンの場合

特定支出控除とは?

• 通勤費：一般の通勤者として通常必要であると認められる通勤のための支出
• 転居費：転勤に伴う転居のために通常必要であると認められる支出
• 研修費：職務に直接必要な技術や知識を得ることを目的として研修を受けるための支出
• 資格取得費：職務に直接必要な資格（弁護士、公認会計士、税理士などを含む）を取得するための支出
• 帰宅旅費：単身赴任などの場合で、その者の勤務地又は居所と自宅の間の旅行のために通常必要な支出
• 勤務必要経費：書籍や定期刊行物などの図書費、制服や作業服などの衣服費、取引先との接待や贈答などの交際費等が該当（上限：65万円）

サラリーマンの場合、確定申告において特定支出控除が認められています。会社の業務に関する経費等を負担する場合に受けられる控除であり、実際の負担額をもとにして考えることを知っておきましょう。通勤費や帰宅旅費を含む様々な費用が発生することがありますが、全て会社から負担してもらうことができずに一律支給となっていることがあります。支給された額以上の出費について、特定支出控除として計上できる場合があるので、該当する必要経費について把握しておくことが大切です。

特定支出控除の要件

• 特定支出控除として認められる必要経費の合計が給与所得控除額の金額の半分を超えること
• 会社が発行した特定支出に関する証明書を添付すること

上記要件を満たす場合には確定申告の際に特定支出控除を受けることができます。所得税を計算するために認められている必要経費に給与所得控除があります。証明書の提出も必要なので、会社から発行されたものは大切に保管しておく必要があります。

特定支出控除の計算方法

サラリーマンが確定申告で特定支出控除を受けたいのであれば、自分自身で計算を行う必要があります。特定支出が交通費だけの場合は、まず課税期間に自己負担した交通費の総額を算出することから始めてください。その次には、特定支出控除の判定に必要となる給与所得控除額を算出します。それぞれの金額を比較してみたときに、前者が後者の2分の1の金額を超えているかどうか確認しましょう。

もしも、前者が後者の2分の1の金額よりも小さい金額となってしまえば、特定支出控除の要件を満たしておらず、控除を適用することができないです。例えば年収3,500,000円の人の自己負担した交通費が650,000円だった場合は、以下のような計算方法になるでしょう。給与所得控除額は収入に30％をかけて80,000円を加算することになり、1,130,000円となります。これの2分の1の金額は565,000円なので特定支出額のほうが多く、適用できると判断することができるでしょう。

最後に特定支出控除額を計算するために、特定支出の合計額から給与所得控除額の2分の1の金額を引きます。650,000円から565,000円を引くことになるので、85,000円という値を導き出すことができるでしょう。難しい計算方法ではないので、正しいやり方さえ覚えていれば、確定申告の際に間違えることなく特定支出控除額を導き出すことができます。

特定支出控除を適用するために必要な書類

確定申告の際にサラリーマンが特定支出控除を受けたいのであれば、会社が発行した証明書の提出が必要不可欠となります。これがなければ、特定支出控除を適用することができません。複数の特定支出がある場合は使用区分ごとに証明してもらわなければならないので、申告のためには不足がないように書類を集めておくことが大切だと言えます。

まとめ

個人事業主もサラリーマンも確定申告の際に交通費について処理しなければならないことがありますが、働き方によって必要経費として計上するのか、特定支出控除として計上できる場合があることを理解しておくべきです。
仕訳方法が特別になったり計算が必要になったり、書類を集めたりしなければならないこともあるので、確定申告の締め切り直前になって焦ることがないように、早いうちから確定申告時の交通費について学んでおきましょう。正しい知識を持ち、スムーズに間違いなく申告できるようにしておくことをおすすめします。

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