確定申告書の控えを貰うためには?紛失時の対処法・注意点も解説【まとめ】

確定申告書を提出した後、控えが必要になるケースがあります。例えば、住宅ローンや自動車ローンを利用したとき、保育所の入園申請手続きや奨学金の申請を行うときに必要になることが多く、確定申告書の控えを取っておかないと後々面倒なケースも少なくありません。これらは、収入や所得の状況を説明する際に必須になるもので、証明となる書類の中でも確定申告書は税務署に提出するものですから効力があるわけです。

ちなみに、会社員の場合には会社が年末に発行する源泉徴収票が所得証明書になりますが、個人事業主やフリーランスの人々は確定申告書で収入証明が可能になるなどから、提出前に控えを取る癖をつけておくと良いでしょう。なお、提出方法ごとに控えを貰う方法が異なるので、こちらでその方法をご紹介しましょう。

確定申告書の控えを貰うにはどうしたらいい?

確定申告書を郵送した場合

確定申告書を郵送で提出する場合には、返信用封筒を同封しておけば提出した確定申告書の控えを郵送して貰うことができます。郵送で後から控えを返送して貰いたいとき、申告の際に提出用と控え用二つの確定申告書類を導入しておきます。
税務署から確定申告書の用紙を受け取っている場合、これは複写式になっているので原本と控えを切り離さずそのまま送付します。
送付するときには、自分の住所および氏名などを記して返信用の切手を貼った封筒を同封します。

このように行えば、収受日付印が押されたものを返送して貰えるので覚えておきましょう。ちなみに、収受日付印とは提出先となる所轄の税務署が、あなたからの確定申告書を正式に受け付けたことを証明する受付証明です。
内容を証明するものではないのですが、収受の事実を確認できるもの確かに税務署に提出していることを証明できる控えですから効力を持ちます。これは郵送や直接税務署に書類を提出したときで、電子申請では収受日付印はありません。

確定申告をe-Taxでした場合

電子申請は、確定申告書をパソコンで作成してPDFに変換する、それをe-Taxを利用して税務署に送付するため紙媒体の申告書の控えを受け取ることはできません。
ただ、e-Taxを利用して申告を行った場合には、確定申告書データおよび受信通知履歴を利用することで確定申告書の控えの代用として使うことが可能です。

受信通知履歴は、申告書データが税務署に到着した際に自動返送される通知でメッセージボックスにこの履歴が届くので大切に保管しておきます。受信通知履歴は、申告を行った人の氏名もしくは名称、提出先の税務署名や受付日時、申告を行った科目などが記載してあり確定申告書を提出したことを証明することができます。なお、受信通知は約5年を過ぎるとメッセージボックスから削除されるため注意が必要です。

確定申告書の控えが必要になる場面は?

確定申告書の控えは、源泉徴収票と同じく所得を証明する目的で様々な場面で必要になって来ます。住宅ローンや自動車ローンを利用してマイホームやマイカーを購入するとき、借入先に対して融資可否や融資限度額の審査の際に収入の証明書が必要になり、これを基に審査が行われます。
個人事業主などが事業資金を金融機関などから借入する際にも収入証明書が必要になり、これを代用できるのが確定申告書の控えです。
また、お子さんの保育園での保育料はご両親の所得で決まるものですから、入園申し込みのときにも収入を証明できる書類が必要になりますし、奨学金の申請の場合でも奨学金が必要な人であるのか否かを見極める、無利子になるのか有利子になるのかを決めるときにも必要になって来ます。

確定申告書の控えを紛失した場合は?

開示請求をすれば控えを再発行してもらえる

確定申告書の控えを紛失してしまったときは再発行が可能ですが、再発行には一定の時間を要することになるので、控えが必要になった際には早急に動くようにしましょう。再発行して貰うときには、開示請求を行うことで可能になるのですが、これは過去の確定申告に関する開示請求を所轄の税務署に対して行います。開示請求は納税者本人もしくは代理人が税務署の窓口に出向くか、郵送を利用して申請することを意味するもので、過去の確定申告情報を開示して貰える制度になります。

開示請求は郵送と窓口の2つの方法がありますが、窓口の場合は書類を提出した税務署に出向いて保有個人情報開示請求書を提出します。この申請を行った場合には、原則30日以内に開示の可否通知が届く仕組みになっています。開示が可能の場合には、保有個人情報の開示の実施方法等申出書と呼ぶ書類に必要事項を記載して通知より30日以内に税務署の窓口に提出する、もしくは郵送で送ることで控えを受け取ることが可能です。
なお、申請のときには運転免許証・健康保険証・住民基本台帳カードなどの本人確認書類など、氏名および住所が記載してある書類が必要になるので窓口を利用するときには持参する、郵送するときには控えを同封することが大切です。

開示請求をする時の注意点

開示請求にかかる時間について

開示請求は、時間がかかるので注意が必要です。一般的に開示請求で確定申告書の控えを受け取るためには約1か月程度必要になりますので、早めに手続きを始めないと必要な退院具に間に合わないケースもあるわけです。
住宅ローンの借入などの場合は書類が揃っていなければ審査を受けることができない、契約が遅れてしまうと金利が上昇する恐れもありますし、奨学金や保育園の申し込みは締め切りがあるので、開示請求に時間を要してしまうと間に合わない恐れもあるので注意しなければなりません。

開示請求に必要な書類の種類について

開示請求を行うときの注意点の2つ目は、請求を行うときに必要な書類の種類を把握しておく部分です。確定申告書の控えを開示請求で受け取るためには、最初に保有個人情報開示請求書を提出する必要があるわけですが、マイナンバーでもある特定個人情報が記載してある申告書の開示請求の場合は、特定個人情報開示請求書と呼ぶ別の書類を使用しなければなりません。
これはマイナンバーが記載してあるのか否かで、開示請求する際の書類に違いがあることを覚ええておきましょう。仮に、書類を間違えてしまえば再び最初からやり直しになり期限まで控えが届かないこともあるので注意が必要です。

代理人請求について

代理人請求の場合にもいくつかの注意点がありますが、代理人となる人が申請書を提出する際には納税者本人が書いた委任状が必要です。委任状は本人が書いたことを証明する実印による捺印が必要で、印鑑登録証明書も添付しなければなりません。

まとめ

マイホーム購入やマイカー購入のためにローンを利用するケースは多いかと思われますが、個人事業主やフリーランスの人々などの場合は確定申告で納税を行っていて、この確定申告書の控えがローン審査の際に必要になります。他にも、保育園の入園申し込みや奨学金の申請などでも同じことがいえます。
郵送で確定申告を行うときには返信用封筒を使う、電子申請では申告用データと受信通知を利用することで控えの代用にすることが可能です。仮に、控えを紛失してしまった際には開示請求を行うことで過去の確定申告書の控えを受け取ることができます。ただし、開示請求は時間を要しますので必要になりそうなときなど早めに開示請求を行うなどが大切です。

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