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更新日:2021年03月05日

会社設立登記にいる必要書類とは?作成方法から提出先まで教えます

会社設立登記には必要書類がいくつかあり、準備しておく必要があります。必要となる書類の種類から作成方法、提出先まで説明します。

会社設立にいる必要書類とは?

公証役場に提出する書類

定款

会社設立する際に出向く役所は、法務局と公証人役場です。公証人役場に提出する必要書類はいくつかありますが、その中の一つが定款(ていかん)になります。この書類は簡単に言うと会社ルールのことで、国なら憲法にあたります。定款は公証人役場のほか法務局に提出する必要がありますので、会社で保管する原本も含め3通作成しましょう。
定款は会社の発起人同士が話し合って決める大切な作業で、作成する内容も会社名や所在地、事業内容、株式の譲渡制限など、会社を運営する上で重要な情報を盛り込んでいきます。オリジナルで作成も可能ですが、定款の雛形をダウンロードすることで簡単に作れます。
定款を提出するのは原則として発起人(複数の場合は全員)です。出席できない場合は委任状が必要になります。

発起人の印鑑証明書

発起人の印鑑証明書とは、取締役など発起人の実印を証明する必要書類です。実印は住民登録している市町村に登録されているものなので、公証人役場に提出する前に、該当する役所で取得しておく必要があります。発起人が複数いる場合は、全員の印鑑証明書が必要になります。
公証人役場に提出する印鑑証明書は1通ですが、取締役は法務局にも提出する必要がありますので、2通用意しておきます。
もし実印登録をしていないという場合は、印鑑登録する必要があります。その際身分証明書を持っていると、即日で済みますので忘れないようにしましょう。
発起人全員の印鑑証明書が取得した時点で公証人役場に提出します。出席できない発起人については、実印と委任状を預かっておく必要があります。

法務局に提出する書類

認証済みの定款

認証済みの定款とは、公証人役場で認証された定款のことで、法務局に提出する必要書類の一つです。法務局は、公証人役場で認証されていない定款は受理しません。必ず事前に公証人役場に提出をし、正当に作成されたものと公に証明してもらうようにしましょう。

登記申請書

登記申告書は、会社設立や不動産購入など、情報を更新する際に必要となる書類です。法務局に提出する登記申請書に記載する項目は定められていて、法務局では様式を提供していますので、記載要領とあわせて利用するようにして下さい。

代表取締役、取締役、監査役の就任承諾書

代表取締役・取締役・監査役の就任承諾書とは、株式総会の決議で就任が認められたことを証明する書類です。代表取締役就任承諾書というふうに、役員の数だけ必要になります。書面には必ず実印と、役員に専任された日付を入れます。

発起人の決定書

発起人の決定書とは、会社設立にあたり発起人全員が出資した金額や、発行株式数や金額を証明する書類のことを言います。発起人の決定書の日付は払込証明書と同じにし、発起人の氏名を記入したり、実印を押印したりする必要があります。

払込証明書

払込証明書は法務局に提出する必要書類の一つで、代表取締役が会社の口座に資本金が払い込まれたことを証明する目的で作成します。会社の資金を集めるため、発起人名義の銀行口座を用意します。
新しく開設する必要はありませんが、ない場合は利用しやすい金融機関で解説しておく必要があります。会社設立する準備期間中は、法人口座を開設することができないため、資本金は発起人個人の口座に振り込んでおきます。
資金を口座に振り込んだら、残高証明と払込が確認できる取引履歴のページをコピーし、払込証明書をA4サイズで作成します。証明書には資本金総額と代表取締役氏名・押印を忘れずにし、作成したら証明書を写しの上に置き、ホチキスで止めます。

印鑑届出書

印鑑届出書は、会社の実印を法務局に届け出るための書類です。ここで言う会社の実印とは、代表社者印のことになります。印鑑届出書も法務局に提出する必要書類一つですので、忘れないように準備しておきましょう。
代表者が複数いる場合、そのうちの1名の実印を届けるか、または全員のものを会社印とするかのどちらかを選ぶことが可能です。複数の実印を届け出る場合は、届け出分と同じ数の印鑑届出書を作成する必要があります。
会社の実印を新しく作成する場合は、事前に発注しておくことをおすすめします。何らかの理由で印鑑の製作に支障が出て、納品までに時間がかかってしまうとその分手続きが遅れることになりますので、時間に余裕を持って発注することが賢明です。

代表取締役または取締役の印鑑証明

代表取締役または取締役の印鑑証明書は、代表者の実印を証明する書類です。代表者の実印は会社印と区別され、印鑑届出書とは別に書類を提出する必要があります。代表者と会社の印鑑を区別するのは、会社印という共通の実印を作ることで、誰かが代表の印鑑を使って契約を交わすことを防ぐためです。
公証人役場で株主の印鑑証明書を提出しましたが、法務局に提出するのは、役員になる方の印鑑証明書です。証明書は各役員1通ずつ必要になります。ただし会社に取締役会を設置している場合は、各役印の証明書は必要なく、代表取締役のみとなります。
実印の証明書は、住所を置く市町村役場にて取得することが可能です。実印登録を済ませていないという場合は、できるだけ早く登録することをおすすめします。

登記すべき内容を保存したCD-RまたはFD(フロッピーディスク)

法務局に提出する必要書類の一つに、登記すべき事項があります。この書類には書式がありませんので、テキストデータで作成後、CD-RまたはFD(フロッピーディスク)に保存する方法がとられています。作成内容は定款で定めた会社の概要で、作成方法はパソコンに内蔵されているメモ帳(Windowsの場合)を使います。文字コードはANSI(シフトJIS)、xtx形式で保存します(ファイル名は会社名が無難です)。ファイルを保存したらCD-Rにコピーし、ディスク上に商号を記入します。
CD-Rの作成方法について詳細は、法務省の「商業・法人登記申請における登記すべき事項を記録した電磁的記録媒体の提出について」を参考にすると、失敗を避けることができるでしょう。

税務署に提出する書類

法人設立届手書

法人設立届け出手続きは、会社の基本情報を税務署に伝えるための必要書類です。届け出るのは、登記に記されている会社の所在地を管轄している税務署になります。提出は会社設立日から2ヶ月以内で、定款のコピーや履歴事項全部証明書と共に届け出ます。

給与支払事務所等の開設届出書

給与支払事務所等の開設届出書も税務署に提出する書類です。会社設立当初は、スタッフを雇わない場合も多いですが、代表取締役も給与支払対象ですので、法人設立届と共に提出することをおすすめします。書類は会社設立日から1ヶ月以内に提出する必要があります。

青色申告の承認申請書

青色申告は、法人税を申告する際に使用する確定申告の書類で、提出することで帳簿を管理して会社運営しているという意思表示になります(白色申告は、帳簿をつけていない場合に使用されます)。企業が青色申告で確定申告するのは、この他にも税金の面で優遇されたり、赤字決済を出した場合でも、9年間繰越が可能になったりなどのメリットがあるからです。
青色申告は会社設立日から3ヶ月以内に税務署に提出することが必要で、それを過ぎると設立初年度の青色申告による優遇措置(青色特別控除など)を受けることができなくなりますので、注意が必要です。
青色申告は国税庁のサイトでダウンロードすることが可能です。提出する際は、現金出納帳や売掛帳といった帳簿の種類を記入します。

源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書

源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書は、必須書類というわけではありませんが、提出しておいたほうが良いと言われています。会社は従業員の給料(代表取締役や役員も含みます)から源泉所得税を引いた額を支払い、まとめて納税しますが、書類を提出しておくと、納税の期日を先延ばしすることができます。
源泉所得税は通常毎月納税する必要がありますが、書類を提出することで納税が半年に一度で済みます。
源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書は、2通作成します。1部は税務署に提出するもので、もう1通は税務署から受付印をもらい、保管するものになります。郵送の場合も同じで、2部税務署に郵送しますが、返信用の封筒と受付印が欲しい旨を書いたメモを一緒に同封しておきましょう。

合同会社設立に必要な書類

  • 合同会社設立登記申請書
  • 登録免許税の収入印紙を貼付した台紙
  • 定款
  • 代表社員の印鑑証明書
  • 払込証明書
  • 登記すべき内容を保存したCD-RまたはFD(フロッピーディスク)
  • 代表社員の印鑑証明書
  • 印鑑届出書
  • 代表社員就任承諾書
  • 代表社員、本店所在地および資本金決定書

合同会社の設立に必要な書類は上記の通りになります。
株式会社を設立する時に必要な書類と同じものもありますが、書類の数は少なくなっていることがわかりますね。

まとめ

会社設立の際に提出する必要書類は主に、公証人役場と法務局に届け出ることになります。定款のように提出する順番を間違えると受理してもらえなくなりますので、注意が必要です。必須書類は種類が多いので、すべてそろえた時点で提出することが望まれます。
提出する前は時間に余裕を持ち、念入りに作業をすすめると良いでしょう。記入の仕方や準備で不明な点がある場合は、自分で調べて解決するか、専門家に相談するという選択肢もあります。

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